一、 项目概况
随着社会经济的发展,单位配置的车辆越来越多,对于拥有各种类型车辆的机关企事业单位,车辆的管理成为日常事务中的一项重要工作。如何让事务管理人员及时了解每一辆车的情况,合理安排员工的车辆使用要求,提高车辆的使用效率,就成为各单位亟待解决的一个难题。针对这种状况,我们提出了车辆管理系统建设要求,希望通过系统建设实现有效的车辆档案管理、车辆调度管理、费用管理、司机管理、车辆成本核算、车务管理及智能预警等。根据相关单位对车辆管理要求,并结合我公司多年的软件建设经验,我们提出以下解决方案。
二、 软件解决方案
按照系统使用角色我们大致将软件分为三部分,一是面向车辆管理部门使用的车辆业务管理子系统,二是面向单位所有人员,包括单位领导层使用的自助子系统,三是面向系统管理人员提供的系统管理子系统。三部份的主要功能点如下:
系统管理:权限组管理,权限角色管理,流程管理,数据管理,个人设置
其他管理:站内信,系统公告。
基础信息管理:地区设置,机构设置,部门设置,岗位设置,职务设置,员工管理,制度管理,油卡管理,油卡充值,油类设置,字典管理。
自助用车:车辆查询,申请用车,申请审批,审批查阅。
费用管理:费用等级,费用审核,费用查询。
车辆调度:车辆状态,车辆预约,车辆安排,出车登记,收车登记。
档案管理:车辆档案,司机档案,证照档案。
车务管理:车务提醒,年检管理,保养管理,维修管理,保险管理,加油管理,事故管理,轨迹回放。
(一) 车辆业务管理子系统
1、基础信息设置
A. 机构部门信息:设置系统使用单位、下属分子公司、部门等组织机构信息,支持多级树状结构。各级管理员可按权限同时在系统中调度各自机构的车辆。
B. 员工信息管理:增加维护员工档案,由于在本系统主要给员工分配相应的登录账户,所以此处只需要管理员工基本信息即可,主要包括员工编号、姓名、性别、家庭住址、联系电话、所在部门、职位、办公电话、手机等基础信息。
C. 司机信息:记录驾驶员基本信息,略……。
D. 往来单位信息:集中管理与车辆管理相关的往来单位信息,略……。
E. 字典维护:维护常用的录入字段,略……。
2、车辆档案管理
A. 车辆基本信息登记
3、车务管理
本模块主要完成与车辆管理相关的业务和提醒功能,如保险、年检、规费等管理及保险费预警,年检预警,养路事费预警;发生事故后保险赔付状态等。
A. 围栏设定:略……。
B. 续保管理:保险到期后,系统会予以提醒,用户续保后录入续保信息,如车牌号、保单号、保险公司、入保日期、出保日期、交强险、合计保费、经办人、备注等信息,登记续保信息后,系统会自动在该车的费用信息中增加1条保险费支出。并自动以新的记录日期作为下次的提醒日期。
C. 周期费用管理:周期费用管理主要是指桥票、广告证、车船税等信息,略……。
D. 年检管理:车辆必须定期在指定的检测机构进行检测,略……。
E. 保养管理:主要记录车辆保养信息,略……。
F. 维修管理:本处主要管理维修业务,略……。
G. 加油管理:略……。
H. 加油卡管理:增加加油卡,略……。
I. 事故管理:编号、车牌号、发生日期、发生地点、事故说明、车辆损坏情况、处理情况、对方情况、我方承担金额、对方承担金额、保险赔偿金额、备注
J. 证照年审:车辆和驾驶员证照需要定期年审,本模块主要记录证照的年审日期、到期日期,系统也会到期予以提醒。
K. 事件提醒:系统根据系统业务时间设置自动提醒保险到期、年检到期、保养到期、年审到期、规费到期等,便于车辆管理员提前安排。
L. 轨迹回放:略……。
4、费用支出
A. 加油费,维修费,等
5、车辆调度管理
A. 车辆安排:后台填写用车申请单
B. 出车登记:用车人。
C. 收车登记:用车人还车,如果是后台用车单可设定为到期自动还车。
D. 车辆状态:车辆为使用中,订单中查看当前车辆停放位置,车身状况等。
6、分析统计
提供各种数据的统计输出功能,正如软件方案要求所提到的,可对车辆信息进行汇总及分类查询,如车辆年度、月度等不同阶段的单车次、单机构、全系统等要求的汇总及分类查询,所有生成的报表均能以EXCEL形式导出。报表分为三大类:
A、各种明细报表,如车辆档案、驾驶员档案、维修费用,加油费用,保险费用,部件维修费用,违章费用,其他费用等各种明细报表。基本格式如:
车辆基本信息表
资产编号 | 所属系列 | 使用单位 | 车型 | 颜色 | 车牌号码 | 车架号 | 发动机号 | 车辆用途 | 车辆原值 | 入户时间 | 保险区间 | 事故记录 |
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B、各种分类汇总统计报表,如车辆费用统计、行车路线统计、按时间段、按费别、按车型等统计,基本格式如下
车辆收支明细统计表
系列 | 机构 | 车型 | 车牌 |
| 支出 | 收入 | |||||
燃油费用 | 路桥费用 | 停车费用 | 洗车费用 | 维修保养费用 | 保险费用 | 其它 | 理赔款项 | ||||
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(二) 自助系统(手机版)
1 车辆查询
员工可以通过自助系统查询单位所有内部车辆状态信息,包括可用车辆、车辆预定情况、出车情况等信息,便于员工提出合理申请和车辆管理人员合理调度车辆。
2 法规制度查询
分门别类展现公司或政府车辆管理相关法规制度,提供检索功能,便于员工了解学习公司制度与相关政策法规。
3 用车申请
员工通过自助系统进行用车申请,在线填写用车申请单,填写用车时间、事由、目的地、预计返回时间等信息,便于相关人员进行审批、安排。
4 流程审批
按照流程设置的相关环节,员工提出申请后,申请信息自动进入下一环节人员待办事宜,相关人员可以进行流程审批,填写相应的审批意见,返回上一环节或流转到下一环节,审批完成短信通知申请人,需要司机的可评价司机开车途中情况。
5 流程查询
通过流程查询员工可以查看自己申请的流程审批情况,目前所处环节;流程流转完成后相关信息自动返回给申请人;车辆管理人员可以查看目前系统所有流转的流程,便于及时掌握整体用车要求;相关人员可以对长时间未处理的流程进行流程催办。
6、个人资料维护
员工可以通过自助系统个人中心可以修改自己的联系方式、密码等基本资料。
(三) 系统管理系统
1 权限管理
系统可划分很多角色组,具体权限可以按照模块权限、操作权限、功能权限划分。系统通过权限组的设置来对整个系统进行权限的控制,在权限分配中可以设置系统管理员、总部管理员、下级机构管理员、普通用户等不同的权限组,每个权限组拥有不同的操作权限,再为使用人员设置属于某个权限组就有了这个权限组所拥有的权限。
系统管理员:拥有系统中的各项管理权限;
普通用户:可查询本机构车辆调度使用状态并申请用车。
2 管理制度维护
发布车辆操作手册及交通安全的相关规章制度。规章制度分为四块:国家颁布的各项交通安全法规、地方颁布的各项交通安全法规、公司下发的各项车辆管理制度及相关工作通知书。制度上传公司其他人员可以根据权限浏览查询。
3 数据导入导出
包括数据导入与导出,导入支持车辆档案、驾驶员档案等基础数据电子表格导入,减少基础数据手工录入工作量。系统提供的所有报表,均可以支持EXCEL电子表格导出。报表字段也允许用户自定义。
4数据库维护
数据库备份、恢复等管理